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Die MitarbeiterApp als modernes Kommunikationsinstrument in der Bank

03.07.2018
In Zusammenarbeit mit der Valido GmbH hat die VR Bank Starnberg-Herrsching-Landsberg eG eine MitarbeiterApp entwickelt, mit der sich Informationen schnell und unkompliziert an verschiedene Adressaten in der Bank versenden lassen und die gleichzeitig als Kommunikationsinstrument für die gesamte Bank dient. Die ersten Erfahrungen klingen vielversprechend.

Dr. Marcel Setzer, Inhaber und Geschäftsführer Valido GmbH

Kennen Sie das Problem auch? 


Es ist nicht jederzeit so, dass jeder aus dem Team  im Unternehmen vor Ort ist. Es gibt zahlreiche Gründe dafür: 
Frei, Urlaub, duales Studium, Schwangerschaft, Elternzeit, Schule, Weiterbildung - und vieles mehr. 

Damit alle informiert bleiben, gab es früher „schwarze Bretter“ - nur das ist nicht mehr zeitgemäß, denn es ist eine einseitige Form der Information - und keine offene Kommunikation. Es braucht beides! Die Information - und die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter gleich beim Teamleader melden können, wenn Rückfragen aufkommen. 

Das Ganze darf nicht nur auf den firmeneigenen PC Netzwerk laufen - sondern muss auch mobil abrufbar sein, damit das Netzwerk über die Unternehmensmauern hinaus reichen kann. Ein echtes NETZ, das uns verbindet - kein „world wide web“ sondern ein „Organisation wide web“ standortunabhängig.  

Mit dieser Problematik fing alles an....  

Wir wollten uns eine App bauen. Eine APP unabhängig von WhatsApp - auf sicheren Servern - in erster Linie für Information und Kommunikation im Team. Das war die Geburt von VALIDO - der digitalen Ideenwerksatt im Schindlerhof. 

Kaum gedacht - schon umgesetzt! 
Der Vorteil: das ganze Team hat mitgewirkt die APP zu verfeinern und weiterzuentwickeln... bis zur Perfektion! Also aus der Praxis - für die Praxis. Immer wieder wurde feinjustiert - weiter entwickelt - und in Workshops ganz neue Ansätze entwickelt.

Das Ganze hat sich gelohnt: Inzwischen kann unsere APP 7 Dinge auf einen Streich - unser „digitales tapferes Schneiderlein“:  

1) Informationen fürs Team bereitstellen - pro Leistungsbereiche oder für das Gesamtunternehmen - inkl. Lesebestätigungen - schließlich ist es wichtig zu wissen, ob wirklich alle die Information erhalten haben. 

2) Chat im Team - die Kommunikation direkt angehängt - sowohl einzeln, wie im Team, im Gesamtunternehmen - auch Projektgruppen können problemlos angelegt werden.

3) Ideenmanagement - transparent und ansteckend - immer mehr gute Ideen entstehen - und es finden sich Mitarbeiter zur Umsetzung, die Freude daran haben. 

4) MAX - der Mitarbeiter Aktien Index - oder auch 360 Grad Feedback - schnell und digital ausgewertet und einfach zu kommunizieren - ein Bewertungstool der neuen Arbeitswelt. Mitarbeiter können damit auch selbst jeden Monat in den Spiegel sehen und mit sich selbst ein „Karrieregespräch“ führen - das der Teamleader natürlich auch einsehen kann. 

5) Kalenderfunktion für alle Termine - inkl. Urlaubsanträge (auch mit dem Exchange Server abgleichbar – es bleibt also nur noch ein Kalender, den man ansehen muss). 

6) Mitarbeiterverzeichnis - eine Art „digitales Teambüro“ - natürlich mit Rechten klar steuerbar. 

7) ... und das alles ist nicht nur für Mitarbeiter zu nutzen, sondern es lassen sich auch die Kunden oder Lieferanten einbeziehen - also alle, die an den Kernprozessen des Unternehmens beteiligt sind. 

Mit diesem Instrument sind wir verbunden! Alle miteinander - und jederzeit. 

Dieses Instrument fängt uns auch auf: Stellen Sie sich z.B. eine Krankheit im Team vor - Sie müssen nicht mehr telefonieren um jemanden zu finden, der kurzfristig einspringt (erfahrungsgemäß werden immer die Gleichen kontaktiert, die dann doch über kurz oder lang genervt sind) - Sie können es einstellen - auf Wunsch auch mit Push- Nachricht - jeder sieht es - und plötzlich melden sich Mitarbeiter freiwillig zum Dienst - auf die Sie selbst vielleicht nie gekommen wären... 

Der doppelte Boden sind auch hinterlegte Standards die bereichsübergreifend eingesehen werden können. Ein Netz, das verbindet und gleichzeitig ein Netz, das auffängt! Mit diesem Instrument haben wir gute Rahmenbedingungen geschaffen der Zusammenarbeit im 20. Jahrhundert. 

So gute, dass wir sogar zum 1. Platz Great Place to work gewählt wurden UND so gut, dass unser System plötzlich auch bei anderen Firmen großes Interesse geweckt hat. Wir haben nicht damit gerechnet - aber plötzlich war unsere Schindlerhof-APP in über 300 Organisationen in 8 Ländern zu finden - branchenübergreifend versteht sich.  

Ein besonders bereichernder Partner ist die VR Bank Starnberg-Herrsching-Landsberg eG mit Herrn Pölt an der Spitze der Projektentwicklung MitarbeiterAPP für die Bank. 

Auch die VR Bank stand vor der Problematik, dass ein zeitgemäßes Instrument gebraucht wurde - mit dem die Menschen in der Organisation verbunden werden können. Ein reines WICKI vermag das einfach nicht... es braucht mehr als das! 

Hier sind branchenübergreifend immer wieder die gleichen Herausforderungen zu sehen - und es ist so schön, wenn hier viele Branchen zusammen arbeiten um gemeinsam die optimale Lösung zu finden! 

Mit Herrn Pölt hat die VALIDO-Ideenwerkstatt die APP in die höchste Sicherheitsstufe für Banken gebracht - und gemeinsam haben wir eine neue Generation der APP ins Leben gerufen. Ein ganzes Jahr lang wurde getestet - und nun ist es soweit: die VR-APP ist voll einsatzbereit! 

 

Welche Erfahrungen hat die VR Bank Starnberg-Herrsching Landsberg eG bisher gemacht?

Bankvorstand Josef Pölt hat uns dazu einige Fragen beantwortet:

Josef Pölt, Mitglied des Vorstands der Volksbank Raiffeisenbank Starnberg-Herrsching-Landsberg eG

Herr Pölt, wie sind Sie auf die App gestoßen und warum fanden Sie diese interessant? Was hat Sie dazu bewogen, eine solche App im eigenen Haus einzuführen?

Durch unser Projekt „Mitarbeiterfocus2020“ kamen wir Ende 2016 auf die Idee, eine App für unsere Mitarbeiter zu installieren. Wir haben den Markt sondiert und sind nach einigen Tests und vielen Gesprächen mit Programmierern bei Valido hängengeblieben. Vor allem die Bereitschaft, die App komplett an unsere Wünsche anzupassen, aber auch die preisliche Gestaltung gab den Ausschlag. Dass die Firma dann auch noch in Nürnberg beheimatet ist, hat die bayerische Seele noch mehr befriedigt.
Die ursprüngliche App von Valido hatte bereits einen großen Umfang, wie z.B. das Thema „Ideenmanagment“, "MAX" etc..
Allerdings schien uns das Design und das Handling nicht mehr zeitgemäß. Deshalb haben wir gemeinsam eine vollkommene Neuentwicklung angestoßen, vor allem mit Blickpunkt auf Design, Usability, aber auch allen Sicherheitsthemen wie DSGVO, MaRisk etc..


In der Ausgangssituation war die MitarbeiterApp aus dem Blickwinkel von Valido entwickelt worden. Wie wurde die App ausgebaut, damit sie für Ihre Bedürfnisse passt und was leistet sie heute?

Unseren Mitarbeitern ist es wichtig, dass es nicht nur Information, sondern auch Kommunikation in der App gibt. Deshalb haben wir heute Blogs (Benachrichtigungen) im Einsatz, wie z.B. den „Digiblog“. Genauso können hier die Ergebnisse kompletter Abteilungsbesprechungen digital aufbereitet oder Pushinfos an das ganze Unternehmen versandt werden.
Dabei war uns wichtig, dass diese Posts sehr schnell ohne Aufwand eingestellt werden können. So kann man innerhalb von 30 Sekunden ein Thema in der Bank launchen. Im Blog sind Like-Funktionen, aber auch Kommentierungen sehr einfach möglich. Damit schaffen wir einen schnellen Erfahrungsaustausch unter den Mitarbeitern und alle sind gleichzeitig auf demselben Stand.

Ein weiterer großer Teil ist das reine Infomanagement. Wir haben derzeit unzählige Notesdatenbanken, Laufwerksordner, Maildatenbanken im Einsatz, auf die Mitarbeiter außerhalb Ihres Arbeitsplatzes nicht zugreifen können. Mit Verlagerung in die App schaffen wir nicht nur ein modernes Design, sondern eben absolute Mobilität von Infos. Einfach, schnell, unkompliziert. Wir befüllen aktuell ca. 60 Ordner vom schwarzen Brett, Betriebsratsinfos, Presse, Zahlen, Daten, Fakten bis zur Schaufensterdekoration in den Filialen. „24/7 zugreifbar“, ein Motto, das jeder in der Bank kennt.
Der Mitarbeiter kann sich mit einem Klick seine favorisierten Ordner zusammenstellen und erhält so sehr schnell und komprimiert seine Infos. Alles ist rechtegesteuert, also Infos, die nicht für alle Mitarbeiter sind, können auch so gesteuert werden.

Selbstverständlich sind interaktive Links integriert, Sie können direkt aus einer Anzeige z.B. im schwarzen Brett, die Email schreiben oder die angegebene Tel.Nr. wählen oder einfach eine Videobotschaft senden. 

Gerade mit Einführung der DSGVO kommt dem Chateinsatz in der App eine große Bedeutung zu. Man kann einfach Einzel-und Gruppenchats führen, ähnlich wie in Whatsapp, nur eben in einer gesicherten Umgebung. Ein großer Vorteil, wie wir meinen.  

Mit der Glockenfunktion werden die letzten 30 geposteten Inhalte in einer Funktion angezeigt, unabhängig, wo sich befinden. Auch eine vollständige Suche, sogar innerhalb von PDF-Dateien ist enthalten. Und weitere Module sind geplant. 

VR Innovation als Ideenplattform steht aktuell noch im alten Design zur Verfügung, wird aber ebenfalls umgestellt. Hier kann die Idee vom Start bis zur Realisierung verfolgt werden, Aufgaben, die damit erledigt werden müssen, eingestellt werden etc..  


Wie sind Ihre ersten Erfahrungen im Praxiseinsatz?

Wir befinden uns aktuell im Gesamtrollout, da dieser sich auf Grund der hohen Sicherheitsanforderungen mehrmals verschoben hat. Gemeinsam mit Herrn Dr. Setzer und Herrn Jobmann von Valido hatten wir immer wieder neue Ansprüche zu erfüllen: 

- Wer hat die Rechte an einem geposteten Bild?

- Wo landen geöffnete Dateien auf dem Handy?

- Wie funktioniert das mit alten Android-Versionen? 

Hier haben wir höchste Sicherheitsstufen geschaffen, die einerseits zwar den gewohnten Umgang etwas einschränken, aber dafür eben die geforderten Sicherheit bieten. Man kann halt aus der App kein Bild oder eine Datei downloaden und dann bei Instagramm oder Facebook posten. Wir wollten hier unsere Arbeit im Sinne der DSGVO und den MaRisk auf das Notwendigste beschränken. 

Die Mitarbeiter, die die App nutzen, sind sehr angetan von der Einfachheit, der Geschwindigkeit, mit der auch große Dateien oder natürlich auch hochgeladene Videos starten, aber auch, wie schnell ein Kommentar oder ein Post verfasst ist. Wichtig ist ja auch, dass eben nicht nur mobil, sondern auch am Arbeitsplatz über das Intranet schnellstmöglich auf die Infos zugegriffen werden kann.

Uns war es aber auch wichtig, dass der Mitarbeiter selbst Verantwortung übernimmt. Der Mitarbeiter bestimmt, ob er Pushmitteilungen oder E-Mailbenachrichtigungen erhält, nicht wir. Der Mitarbeiter stellt ein, ob seine private Handy-Nr., sein Foto etc. in der App ist oder nicht. Damit haben wir auch keine Probleme mit dem Betriebsrat bekommen. Jeder ist für sich verantwortlich wie er die Infos erhält, ob er einmal am Tag in die App schaut oder eben jeden Post per Push bekommt. 


Was empfehlen Sie interessierten Banken, die sich ebenfalls mit dem Gedanken tragen eine solche App einzuführen?

Grundsätzlich sollte man seine eigenen Informations-und Kommunikationssysteme hinterfragen:
- Ist das heute noch zeitgemäß?Wie kommunizieren Mitarbeiter untereinander?
- Wie erreiche ich z.B. Mütter in der Elternzeit oder Personen im Urlaub?
- Auch wir haben viele WhatsApp-Gruppen, die wir hierdurch für betriebliche Themen ersetzen
  wollen.  

Wir haben mit der App einen Grundstein für moderne Kommunikation und Information gelegt, jetzt ist es an den Mitarbeiter(innen), es mit Leben zu füllen, Anforderungen zu stellen, die wir nicht bedacht haben und einfach zu nutzen.

Auszug aus der MitarbeiterApp

Und wie sehen das die Anwender?

Bereichsleiter Johann Oberhofer schildert die Erfahrungen aus zwei Perspektiven:

Aus Marketing-Sicht: 

Mit der MitarbeiterApp können wir Marketing-/Vertriebsmaßnahmen aktuell und schnell in die Bank kommunizieren. Da wir nun multimedial alle Mitarbeiter direkt und ohne Verzögerungen erreichen können, haben wir ganz andere Möglichkeiten, Initiativen zu begleiten. Die Einstellungen sind so einfach, dass jeder Mitarbeiter meiner Abteilung Informationen posten kann. Dass auch Bilder und Videos hochgeladen werden können, steigert die Attraktivität der Veröffentlichungen und des Mediums.

 

Aus User-Sicht:

Die MitarbeiterApp ist mein Intranet für die Hosentasche. Es macht absolut Sinn, für die schnelle Interaktion und innerbetriebliche Abstimmung die gleichen Werkzeuge zu nutzen, die in der privaten Kommunikation längst selbstverständlich sind.  Von mir ein klarer Daumen nach oben!

Johann Oberhofer, Bereichsleiter Marketing
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