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Onboarding: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck

Die "richtigen" Fachkräfte für die eigene Bank zu gewinnen, ist in der heutigen Zeit durchaus eine Herausforderung. Hat man dann die passende Person gefunden, kommt dem "Onboarding" im Rahmen des Rekrutierungsprozesses eine wichtige Bedeutung zu. In seinem Beitrag erläutert Prof. Dr. Martin-Niels Däfler die Zusammenhänge.

Prof. Dr. Martin-Niels Däfler ist Dozent an der FOM Hochschule in Frankfurt/Main und daneben als Trainer, Berater und Redner tätig.


1       Im Onboarding steckt noch viel Potenzial

Zahlreiche Untersuchungen zeigen: Immer häufiger kündigen Mitarbeiter in der Probezeit – u. a., weil sie unprofessionell eingearbeitet wurden. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Entwicklung fatal. Mit aufwändigen Maßnahmen werden neue Mitarbeiter rekrutiert, nur um sie dann sich selbst zu überlassen. In vielen Häusern ist der Prozess der Einarbeitung nur unzureichend geregelt. Die oft sehr hohen direkten und indirekten Kosten, die die Einstellung eines neuen Mitarbeiters verursacht, werden durch suboptimale Einarbeitungsprozesse gefährdet. Dabei sind gerade die ersten Tage und Wochen entscheidend dafür, ob der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin auch nach der Probezeit bleibt und wie schnell er/sie produktiv wird – schließlich gibt es keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

2       Die „AAA+A-Formel“

Ich habe den gesamten Recruitingprozess in vier Phasen gegliedert:

  1. Aufmerksamkeit erzeugen bzw. wahrgenommen werden

  2. Attraktiv erscheinen bzw. das bieten, was sich der potenzielle Mitarbeiter wünscht

  3. Abwicklung des Bewerbungsprozesses rasch und professionell betreiben

  4. Ankommen des Mitarbeiters erleichtern


Durch die trichterförmige Darstellung wird deutlich, welche Aufgaben zu erledigen sind, bis ein neuer Mitarbeiter tatsächlich produktiv ist. Zunächst müssen potenzielle Bewerber überhaupt einmal auf den Arbeitgeber aufmerksam werden. Beschäftigt sich dieser dann näher mit dem Haus bzw. einer konkreten Stelle, gilt es, ihn zu überzeugen, sich auch tatsächlich zu bewerben. Man muss also das bieten, was gewünscht wird. Doch dies allein reicht nicht – der Bewerbungsprozess als solcher sollte so unkompliziert wie möglich sein. Hat man es dann geschafft, aus einem Bewerber einen neuen Mitarbeiter zu machen, steht die letzte Hürde bevor: Den Kandidaten so schnell wie möglich zu integrieren. Insofern ist Onboarding keineswegs nur eine Schönwetterübung, sondern ein ökonomisches Muss! Unternehmen, die den Onboardingprozess professionell gestalten ...

  • senken die Einarbeitungskosten

  • verkürzen den Zeitraum, bis der neue Mitarbeiter produktiv ist

  • erhöhen das Engagement des neuen Mitarbeiters

  • steigern ihr Image als Arbeitgeber („Employer Brand“)

  • tun sich leichter bei der zukünftigen Rekrutierung

  • verbessern die Arbeitsatmosphäre bei allen Mitarbeitern

  • tragen maßgeblich zur Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters bei.


3       Elemente des Onboardings


Preboarding: Der Einarbeitungsprozess fängt lange vor dem ersten Tag an

Viele Unternehmen lassen die Zeit zwischen Arbeitsvertragsabschluss und dem ersten Arbeitstag ungenutzt vergehen. Doch gerade dieser Zeitraum ist außerordentlich wichtig – zum einen, um vorzeitige Kündigungen („second guessing“) zu verhindern und zum anderen, um den neuen Mitarbeiter in seiner Entscheidung zu bestätigen.

Der erste Tag: Jetzt kommt’s darauf an

Ob in der Grundschule, der Schule, an der Uni oder im ersten Job, wir erinnern uns häufig sehr gut an den ersten großen Tag eines neuen spannenden Lebensabschnitts. Auch in einem neuen Job ist das so: Der erste Tag kann ein sehr positives, aber auch ein negatives, enttäuschendes Erlebnis sein.

Welcome-Day: Wenn viele auf einmal kommen

Zu bestimmten Stichtagen (etwa Quartalsbeginn) oder zum Beginn des Ausbildungsjahres kommen mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig an – hier ist es aus praktischen Gründen selten möglich, jeden einzelnen individuell zu begrüßen. Für den allgemeinen Teil bietet es sich an, eine Willkommens-Veranstaltung auszurichten.

Der Einarbeitungsplan: Herzstück des Onboardings

Wenn Sie einen systematischen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter aufstellen, hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck und tragen maßgeblich dazu bei, dass der neue Mitarbeiter schneller die Produktivität seiner Kollegen erreicht. Der Einarbeitungsplan sollte allgemeine Inhalte abdecken, wie etwa Sicherheitsvorschriften, Compliance- und Datenschutz-Regelungen, Verhalten in der Öffentlichkeit, Social-Media-Richtlinien (etwa Auftreten bei LinkedIn, XING, Facebook ...) oder Arbeitszeit- und Pausenregelungen. Im spezifischen Teil des Einarbeitungsplanes werden die Aufgaben aufgelistet, die der neue Mitarbeiter während der ersten Tätigkeiten ausführen sollte.

Zielvereinbarungen: Sicherheit für beide Seiten

Ganz zu Beginn, klare, erreichbare und verständlich formulierte Ziele festzulegen, ist für den neuen Mitarbeiter entscheidend, um seine Aufgabe(n) und die Anforderungen, die an ihn gestellt werden, zu verstehen. Sagen Sie deshalb dem neuen Mitarbeiter, was genau Sie sich von ihm bzw. seiner Arbeit erwarten und auf welche Weise seine Tätigkeit zum Erreichen der Unternehmens-/Abteilungsziele beiträgt. Selbstredend sollten die Ziele realistisch sein.

 

4       Fazit

In der Arbeitswelt 4.0 ist ein professionelles Onboarding unerlässlich. Es trägt maßgeblich zu einer Steigerung des Arbeitgeberimages bei, senkt die Einarbeitungskosten und beschleunigt die Zeit, bis neue Mitarbeiter produktiv werden. Um ein zeitgemäßes Onboarding zu etablieren ist allerdings mehr notwendig, als nur die HR-Prozesse zu optimieren – zentrale Voraussetzung ist die Mitwirkung der unmittelbaren Vorgesetzten.


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Manuela Vogel
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